Vorgaben des Zeiterfassungsgesetzes von 2022​

Was ist das Zeiterfassungsgesetz und was regelt es?

Seit dem 13.09.2022 müssen alle deutschen Unternehmen die Arbeitszeiten erfassen. Das Zeiterfassungsgesetz in dieser Form war bisher nur im EU-Recht verankert. Nun wurde es auch in der deutschen Rechtsprechung festgehalten.

Aufgrund dieser Verpflichtung müssen Unternehmen jetzt fälschungssichere Dokumente für alle Angestellten erstellen, welche die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitanforderungen belegen.

Gibt es Ausnahmen vom Zeiterfassungsgesetz?

Beschäftigte, die nach § 5 Abs. 3 BetrVG als leitende Angestellte eingestuft sind, unterliegen nicht der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Diese Personen sind neben dem Arbeitgeber existierende Führungskräfte, die etwa in der Lage sind, selbstständig Personal einzustellen und zu entlassen, oder anderweitig über ein Maß an Prokura verfügen, das im Verhältnis zur Position des Arbeitgebers nicht unbedeutsam ist.

Wie erfolgt die Arbeitszeiterfassung in Deutschland?

Unternehmen dürfen sich eigenständig manuelle oder digitale Methoden für die Zeiterfassung aussuchen. Das Gesetz definiert verschiedene Merkmale, die gesetzeskonforme Zeiterfassungssysteme aufweisen müssen, um zu gewährleisten, dass alle Vorschriften korrekt eingehalten werden:

• Zu der Dokumentation der Arbeitszeiten gehören nicht nur die geleisteten Überstunden, sondern auch die detaillierten Anfangs- und Endzeiten aller Schichten sowie die Pausen, Urlaube und Co.
• Um dieser Verpflichtung nachzukommen, muss jeder Arbeitgeber dafür sorgen, dass die Daten aus der Zeiterfassung sowohl für ihn selbst als auch für alle Beschäftigten zugänglich sind.
• Die Behörden haben ein Recht auf Einsicht in die Aufzeichnungen, um sie zu überprüfen. Die Daten sollen jeden Monat an die verantwortlichen Regierungsstellen übermittelt und mindestens vier Jahre sicher aufbewahrt werden.
• Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Zeiterfassung objektiv durchgeführt wird und alle für jede Schicht geleisteten Zeiten genau wiedergibt.
• Außerdem ist es wichtig, dass die Arbeitgeber Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die aufgezeichneten Daten nicht manipuliert oder gefälscht werden können. Wenn Änderungen an den Stundenzetteln vorgenommen werden, soll festgehalten werden, wann und von wem die Änderungen vorgenommen wurden.

Was sind die Konsequenzen bei Nichteinhaltung des Zeiterfassungsgesetzes?

Die Folgen der Nichteinhaltung des Arbeitszeitgesetzes in Deutschland sind ernst und weitreichend:

• Wenn ein Unternehmen das Gesetz nicht einhält, kann es mit hohen Bußgeldern, Sanktionen oder sogar strafrechtlicher Verfolgung rechnen. Die Höhe des Bußgeldes hängt von der Schwere des Verstoßes ab und wird in einem Gerichtsverfahren festgelegt.
• Schlimmer noch: Das Unternehmen könnte seine Betriebserlaubnis verlieren und ganz geschlossen werden, wenn es über einen längeren Zeitraum gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt.
• Angestellte eines Unternehmens, das gegen die Gesetze verstößt, können effektiv gegen den Arbeitsplatz klagen. Hier zeigt sich der Zweck des Gesetzes, das die Ausbeutung von Arbeitskräften verhindern soll.

Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Pflichten ernst nehmen und die Einhaltung der Gesetze sicherstellen.

Wie können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie die Vorschriften des Gesetzes einhalten?

Arbeitgeber können durch die Auswahl eines geeigneten Systems für die Arbeitszeiterfassung sicherstellen, dass sie sich an die Vorgaben halten. Digitale Zeiterfassungssoftware eignet sich dafür besonders gut.

Es gibt einige moderne Anbieter, die diese Programme entwickeln. Sie haben nicht nur viele praktische Vorteile wie weitgehende Automatisierungen und mobilen Zugriff. Die Hersteller dieser Software garantieren, dass ihr Zeiterfassungssystem den gesetzlichen Ansprüchen gerecht wird. Das bedeutet, sie bieten Systeme:

• die objektiv, zugänglich und fälschungssicher sind,
• die detaillierten Anfänge und Enden der Schichten und Pausen festhalten und
• die Daten übersichtlich zu Dokumenten zusammenfassen, die an Behörden weitergegeben werden können.

Fazit

Das neue Zeiterfassungsgesetz in Deutschland hat die Notwendigkeit einer genauen und detaillierten Dokumentation der Arbeitszeiten eingeführt. Das Hauptziel dieser Gesetzgebung ist es, die Arbeitnehmer vor Ausbeutung zu schützen und ein faires und gerechtes System zur Erfassung ihrer Arbeitszeiten und Löhne zu schaffen. Dadurch entstehen aber auch Vorteile für die Unternehmen selbst, etwa zum Schutz vor Arbeitszeitbetrug.

Unternehmen können sich selbst aussuchen, welche Methoden sie für die Zeiterfassung nutzen. Sie müssen aber sicherstellen, dass sich diese an die Vorgaben halten. Dazu gehört eine objektive, zugängliche und fälschungssichere Aufzeichnung aller Arbeitszeiten, die monatlich an die Behörden übermittelt und mindestens vier Jahre lang aufbewahrt wird.

Um sicherzustellen, dass diese Rahmenbedingungen eingehalten werden, bieten sich digitale Systeme für die Zeiterfassung an. Bei diesen sorgen die Hersteller der Software dafür, dass die Ergebnisse den Ansprüchen der Regierung entsprechen.