: Papierakte weicht „e-Akte“

Bei der Schwerbehindertenstelle des Rhein-Kreises Neuss wurde bereits vor zwei Jahren die sogenannte „e-Akte“, die elektronische Akte, eingeführt: Bearbeitete Fälle wandern seither nicht mehr in Papierform ins Archiv, sondern werden digital gespeichert. Mit Unterstützung des Digital Document Services der Firma EWERK aus Leipzig werden jetzt auch 35 000 alte Papierakten aus der Zeit vor 2018 digitalisiert.

Kreissozialamtsleiter Sigfried Henkel freut sich, dass in Kürze alle Akten digital vorliegen: „Durch das Nebeneinander von Papier und digitalen Vorgängen hatten wir immer zwei verschiedene Verfahrenswege. Mit dem neuen Verfahren optimieren wir nicht nur unsere eigenen Prozesse, sondern verbessern auch die Dienstleistung für den Bürger“, sagt Henkel.

Für Brigitte Carl-Hosse, die als Nachfolgerin von Marcus Mertens seit November die Schwerbehindertenstelle leitet, steht fest, dass ihre Mitarbeiter schneller und einfacher Zugriff auf die Akten haben, sobald diese digital vorliegen. „Der Datenschutz stand bei diesem Projekt an erster Stelle“, betont sie. 24 Frauen und Männer bearbeiten in der Schwerbehindertenstelle jährlich rund 11 000 Anträge. Hinzu kommen 3 000 Widersprüche und rund 300 Klageverfahren. Die Anträge selbst werden direkt nach Eingang digitalisiert; auch alle Stellungnahmen von Gutachtern und vom ärztlichen Dienst kommen auf elektronischem Weg in die Schwerbehindertenstelle.

Carl-Hosses Vorgänger Marcus Mertens hatte ein Ausschreibungsverfahren organisiert, weil es nicht möglich war, den riesigen Aktenberg mit eigenen Kräften in kurzer Zeit zu digitalisieren. Die Firma EWERK aus Leipzig, die als günstigster Anbieter den Zuschlag erhielt, ist für ihn eine gute Wahl. „Das Unternehmen bringt viel Erfahrung im Bereich Behördenakten und darüber hinaus Know-How und gute Ideen mit“, stellt er zufrieden fest. Eine Woche waren fünf Mitarbeiter aus Leipzig in Grevenbroich tätig. Sie verpackten die 35 000 Akten auf über 50 Euro-Paletten und bereiteten den Transport vor. Thomas Segert, Produktionsleiter bei EWERK, schildert, wie es weiter geht: „In unserer Zentrale in Leipzig erfassen wir die Akten und liefern sie dann in den nächsten Monaten digital an die Kreisverwaltung zurück. Wir entsorgen die Papierakten, sobald der Rhein-Kreis Neuss grünes Licht gibt.“

Sozialamtsleiter Siegfried Henkel ist sich sicher, dass dieses Projekt die Digitalisierung der Kreisverwaltung nach vorne bringt: „Langfristig ist die externe Vergabe aus unserer Sicht eine gute Investition. Denn mit Wegfall von Doppelstrukturen vereinfachen sich Abläufe, und der Personalbedarf sinkt.“