Steuern : Kassenführung und Verfahrensdokumentation
Viersen/Nettetal Im Jahr 2018 konnten wir, wie jedes Jahr, neue Praxiserfahrung im Hinblick auf Betriebsprüfungen und die neue Kassennachschau sammeln.Kassen-Nachschau bedeutet, dass ein Prüfer während der Ladenöffnungszeiten ohne vorherige Ankündigung die Kasse überprüfen kann.
Insbesondere wird Wert darauf gelegt, dass die Kasse sturzfähig ist. Das bedeutet, dass der Geldbetrag, der in der Kasse ist, mit dem Protokoll oder dem Kassenbuch übereinstimmt (dies gilt gleichermaßen für die Registrierkasse wie für die offene Ladenkasse).
Zu den Unterlagen, die bei der Kassennachschau und den Betriebsprüfungen seit dem Jahr 2018 zur Verfügung gestellt werden müssen, gehört unter anderem die Verfahrensdokumentation, eine Niederschrift aller im Unternehmen regelmäßig ablaufenden Geschäftsvorfälle. Jedes Unternehmen muss eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. In der Verfahrensdokumentation ist auch der genaue Ablauf der Kassenführung darzustellen.
Es ist zu überprüfen, ob die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung der Kasse vorliegt und ob der Unternehmer/Benutzer damit vertraut ist. Werden Nebenbücher wie Kalender oder Kundenkarteien geführt, müssen diese dem Prüfer vorgelegt werden.
Die Kasse muss ordnungsgemäß und bestmöglich programmiert sein, so dass die daraus resultierenden Verbuchungen immer den aktuellen Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen.
Mängel in der Kassenführung oder an den Dokumentationsunterlagen können dazu führen, dass die Buchhaltung verworfen wird und es zu erheblichen Hinzuschätzungen kommt. Die Haftung hierfür liegt ausschließlich beim Unternehmer selbst.
Auf unserer Homepage können Sie die von uns erstellte Checkliste zu diesem Thema einsehen.
Georg Lickes Steuerberater
